Office Assistant (m/w)

Berufsbereiche: Büro, Marketing, Finanz, Recht, Sicherheit
Ausbildungsform: mittlere und höhere Schulen

∅ Einstiegsgehalt BMS: € 1.940,- bis € 2.570,- * ∅ Einstiegsgehalt BHS: € 2.200,- bis € 3.170,- *

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* Die Gehaltsangaben entsprechen den Bruttogehältern bzw Bruttolöhnen beim Berufseinstieg. Achtung: meist beziehen sich die Angaben jedoch auf ein Berufsbündel und nicht nur auf den einen gesuchten Beruf. Datengrundlage sind die entsprechenden Mindestgehälter in den Kollektivverträgen (Stand: 2023). Eine Übersicht über alle Einstiegsgehälter finden Sie unter www.gehaltskompass.at. Die Mindest-Löhne und Mindest-Gehälter sind in den Branchen-Kollektivverträgen geregelt. Die aktuellen kollektivvertraglichen Lohn- und Gehaltstafeln finden Sie in den Kollektivvertrags-Datenbanken des Österreichischen Gewerkschaftsbundes (ÖGB) und der Wirtschaftskammer Österreich (WKÖ).

Berufsbeschreibung

Office Assistants erledigen organisatorische und administrative Tätigkeiten in Büros. Sie wirken als Kommunikationsschnittstelle zwischen internen Abteilungen sowie externen KundInnen und GeschäftspartnerInnen.

Die Haupttätigkeit eines/einer Office Assistant ist die Erledigung des anfallenden Schriftverkehrs, wie z.B. der Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post, die Vorbereitung von Unterlagen oder die Verwaltung von Akten. Weiters treffen Office Assistants Terminvereinbarungen, bereiten Meetings vor und organisieren Besprechungen.

Auch Tätigkeiten im Bereich Rechnungswesen gehören zu den Aufgaben von Office Assistants. Beispielsweise bearbeiten sie Rechnungen oder bereiten Lohnabrechnungen vor. Ebenso übernehmen sie grundlegende Buchhaltungstätigkeiten und organisieren Ablage- und Ordnungssysteme.

Typische Tätigkeiten sind z.B.:

KundInnen empfangen
Termine koordinieren
Geschäftsreisen planen und organisieren
Spesen abrechnen
Büromaterialien bestellen
KundInnen telefonisch betreuen
Datenbanken pflegen
Protokolle führen
Fristen überwachen

Office Assistant (m/w) im Berufslexikon

Ausbildungen (117)

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Weiterbildungen (0)

Mehr Infos zu Weiterbildungen in der Weiterbildungsdatenbank

Berufliche Kompetenzen (36)

13 fachliche berufliche Kompetenzen
1 Betriebswirtschaftliche Anwendungssoftware-Kenntnisse
- Branchenübergreifende Unternehmenssoftware (2)
  - Dokumentenmanagementsysteme
  - Rechnungswesen- und Buchhaltungssoftware
4 Büro- und Verwaltungskenntnisse
- Administrative Bürotätigkeiten (15)
  - Aktenanlage
  - Arbeitszeiterfassung
  - Archivierung von Dateien
  - Bewirtung von BesucherInnen
  - Datenzusammenstellung
  - Nachbereitung von Besprechungen
  - Office Management
  - Reiseabrechnung
  - Schreibarbeiten
  - Schreiben nach Diktat
  - Schreiben von Standardbriefen
  - Sitzungsvorbereitung
  - Terminkoordination
  - Vorbereitung von Präsentationen
  - Zehnfingersystem
- Allgemeine Recherche
- Korrespondenzabwicklung
- Telefonierkompetenz (1)
  - Telefonieren
7 EDV-Anwendungskenntnisse
- Bedienung von betriebsinterner Software
- Datenpflege (2)
  - Datenerfassung
  - Stammdatenpflege
- Datenspeicherungskenntnisse
- Hardwaregrundkenntnisse
- Intranet-Anwendungskenntnisse
- Bürosoftware-Anwendungskenntnisse (5)
  - E-Mail-Programme-Anwendungskenntnisse
  - Office-Pakete-Anwendungskenntnisse
  - Präsentationsprogramme-Anwendungskenntnisse
  - Tabellenkalkulationsprogramme-Anwendungskenntnisse
  - Textverarbeitungsprogramme-Anwendungskenntnisse
- Internet-Anwendungskenntnisse (1)
  - WordPress-Anwendungskenntnisse
1 Fremdsprachenkenntnisse
- Englisch
Kenntnisse im Übersetzen und/oder Dolmetschen
1 Multimediakenntnisse
- Webdesign (1)
  - WordPress Thrive Architect
1 Netzwerktechnik-Kenntnisse
- Netzwerkadministration (1)
  - Intranetbetreuung
1 Projektmanagement-Kenntnisse
- Projektorganisation (1)
  - Projektverwaltung
2 Rechnungswesen-Kenntnisse
- Rechnungskontrolle
- Externe Rechnungslegung (1)
  - Vorbereitende Buchhaltung
2 Reiseleitung und Reiseorganisation
- Organisation von Dienstreisen
- Reiseplanung (3)
  - Buchung von Flügen
  - Buchung von Hotels
  - Reisevorbereitung
2 Texterstellung und -bearbeitung
- Erstellung von Protokollen
- Rechtschreibkenntnisse in Deutsch
1 Verkaufskenntnisse
- Kassieren im Verkauf (1)
  - Handkassa
1 Vortrags- und Präsentationskenntnisse
- Erstellung von Präsentationsunterlagen (1)
  - Erstellung von Handouts