Hotelkaufleute arbeiten in der Gästebetreuung von Hotels und anderen Beherbergungsbetrieben. Ihre Haupt-Einsatzgebiete sind die Rezeption und das Hotel-Büro. Sie nehmen die Zimmer-Bestellungen (Reservierungen) entgegen, die über Telefon oder Computer bzw. über Zimmervermittlungsplattformen im Internet einlangen, und bearbeiten sie (Rückmeldung an die KundInnen, Eintrag in den Reservierungsplan). Hotelkaufleute begrüßen die einlangenden Gäste, erledigen die Anmeldeformalitäten und sorgen für den Gepäckstransport in die Zimmer. Weiters geben sie den Gästen die erforderlichen Informationen über das Hotel und den Aufenthaltsort (Kultur- und Freizeitangebote, Einkaufsmöglichkeiten, touristische Attraktionen, Verkehrsmittel usw.) und unterstützen sie beim Reservieren/Mieten von Fahrzeugen, bei der Beschaffung von Eintrittskarten, bei der Zusammenstellung von Besichtigungsprogrammen und Ausflügen usw. Wenn es Reklamationen oder Beschwerden gibt, versuchen sie diese Probleme im Sinne der KundInnen zu lösen. Wenn Gäste das Hotel verlassen, stellen die Hotelkaufleute mit Hilfe des betrieblichen Abrechnungssystems die Rechnungen aus und wickeln die Zahlungen ab (Barzahlung oder Zahlung mit Kredit-/Bankomatkarte).

Die wichtigsten Aufgaben der Hotelkaufleute im Bürobereich sind das betriebliche Rechnungswesen (Buchführung, Kostenrechnung/Preiskalkulation, Entrichtung von Steuern/Abgaben, Personal- bzw. Lohnverrechnung, Erledigung des Zahlungsverkehrs), die Lagerwirtschaft/Lagerhaltung sowie die Beschaffung der für den Hotelbetrieb erforderlichen Waren und Dienstleistungen (z.B. Lebensmittel, Reinigungsmittel, Reinigungsdienste). Die Hotelkaufleute wirken auch bei den betrieblichen Marketingaktivitäten mit, also bei der Erarbeitung des betrieblichen Leistungsangebotes („Package-Entwicklung“) sowie bei der Werbung und der Verkaufsförderung (z.B. Angebotsplatzierung in einschlägigen Internetplattformen, Gestaltung der Hotel-Website oder Zusammenarbeit mit den Tourismusverbänden).

Die zentralen Anforderungen in diesem Beruf sind die "kommunikative Kompetenz" und die "Kundenorientierung", also die Fähigkeit, im Umgang und im Gespräch mit den KundInnen auf deren Bedürfnisse und Interessen einzugehen. Dazu gehören auch Englischkenntnisse auf einem Niveau, das die branchenüblichen Alltags- und Fachgespräche ermöglicht.

Berufsprofil gemäß Ausbildungsordnung:

1. Beraten und Betreuen von Gästen betreffend ihren Aufenthalt im Hotel und der Destination in Deutsch und Englisch, Führen professioneller Gästekommunikation,
2. Kundenorientierte Bewältigung von Reklamationen und Beschwerden in Deutsch und Englisch,
3. Führen von Verkaufs- und Beratungsgesprächen mit Gästen, Erstellen zielgruppenorientierter Angebote in Deutsch und Englisch,
4. Vermieten der Zimmer, Anbieten von Zusatzleistungen in Deutsch und Englisch,
5. Arbeiten mit dem betrieblichen Abrechnungssystem, Ausstellen von Rechnungen, Abwickeln von unbaren (Kredit- und Bankomatkarte) und baren Zahlungen, Mitarbeit beim Führen der Kasse,
6. Erstellen von Statistiken, Reports und Berichten, z.B. Logis, Nächtigung etc.,
7. Arbeiten mit E-Commerce (Reservierungssystemen, virtuellen Reiseplattformen, Bewertungsplattformen, Concierge-Informationssystemen),
8. Mitarbeit an den betrieblichen Marketingaktivitäten,
9. Mitarbeit an der Erarbeitung (Packageentwicklung etc.) und Kalkulation des betrieblichen Leistungsangebots,
10. Durchführen von Bestellungen, Reklamation vertragswidriger Leistungen,
11. Arbeiten mit der betrieblichen Informations- und Kommunikationstechnologie,
12. Erledigen der Büroorganisation.

Hotelkaufmann/-frau (Lehrberuf) im Berufslexikon