Der englische Begriff "Event" bedeutet "Veranstaltung" und umfasst nicht nur kulturelle, sportliche und gesellschaftliche (Groß-)Veranstaltungen sowie Sonderveranstaltungen (Hochzeiten, Oktoberfeste, Produktpräsentationen usw.), sondern auch Wirtschaftsmessen und Ausstellungen (Fachmessen, Verbrauchermessen, Kunstausstellungen) sowie Tagungen und Kongresse. In diesen Bereichen sind heute viele Unternehmen tätig (Eventagenturen, Veranstaltungsagenturen, Werbeagenturen, Kulturorganisationen, Messe- und Kongressveranstalter), die entsprechendes Fachpersonal benötigen. Damit diese Unternehmen die benötigten Fachleute selbst fachgerecht ausbilden können, wurde der Lehrberuf "Eventkaufmann/Eventkauffrau" eingerichtet.

Eventkaufleute sind ExpertInnen für die Konzipierung, Planung, Vorbereitung, Organisation, Durchführung und Nachbearbeitung von Veranstaltungen aller Art. Sie begleiten Veranstaltungen in allen Phasen von der Beauftragung durch die KundInnen bis hin zu den Abschlussarbeiten. Die wichtigsten Aufgabenbereiche sind folgende:

• Kundenmanagement
• Konzeptentwicklung
• Veranstaltungsmanagement und -durchführung
• Veranstaltungsmarketing
• Beschaffung
• Office-Management
• Betriebliches Rechnungswesen

Kundenmanagement:

Die Unternehmen, die Veranstaltungen organisieren, erhalten ihre Aufträge von unterschiedlichsten AuftraggeberInnen, angefangen von Privatpersonen bis hin zu staatlichen Einrichtungen (Gemeinden, Stadtverwaltungen usw.). Eine der vorrangigen Aufgaben der Eventkaufleute ist daher zunächst die Betreuung dieser KundInnen. Das beginnt mit der Teilnahme an der sogenannten Kundenakquise, also den Maßnahmen, um neue KundInnen und Aufträge zu gewinnen, z.B. durch Firmenpräsentationen, wo die angebotenen Leistungen und die erfolgreich durchgeführten Projekte vorgestellt werden, oder durch die Teilnahme an Ausschreibungen, z.B. mittels sogenannter Agenturpitches (vorteilhafte Selbstpräsentationen der Agentur bei potentiellen Auftraggebern). Eventkaufleute nehmen Kundenanfragen entgegen, bearbeiten diese und informieren die KundInnen über die Leistungen des Betriebes (z.B. Informationen zu Veranstaltungskonzepten, Veranstaltungsarrangements und Veranstaltungsorten). Sie wirken an der Erstellung konkreter Angebote an die KundInnen mit, indem sie an der Ausarbeitung von Grobkonzepten für Veranstaltungen sowie an der Erstellung entsprechender Leistungspakete (Bündel von eigenen und fremden Dienstleistungen) und der Preiskalkulation teilnehmen. Eventkaufleute müssen sich dabei laufende mit den KundInnen abstimmen, indem sie deren Anfragen zu dem Angebot beantworten, ihre Anmerkungen und Einwände berücksichtigen und bei der Aushandlung und Fixierung von Vertragskonditionen mitwirken. Nachdem der Auftrag erteilt wurde, prüfen die Eventkaufleute nochmals alle Inhalte und Auflagen und verfassen die Auftragsbestätigung. Ein wichtiger Bereich des Kundenmanagements ist auch die Bearbeitung von Beschwerden und Reklamationen.

Konzeptentwicklung:

Ein Veranstaltungskonzept legt die Richtlinien für die Veranstaltungsorganisation fest und umfasst zahlreiche Bereiche wie Zielgruppe, Veranstaltungsort, Veranstaltungstermin, Werbung und Marketing, erforderliche Infrastruktur und Technik usw. Eventkaufleute bereiten die Entwicklung von Veranstaltungskonzepten vor, indem sie z.B. zunächst die genauen Vorstellungen und Absichten der KundInnen (Kundenbriefing) und die veranstaltungsspezifischen Anforderungen ermitteln (z.B. Location, Sicherheit, Logistik, Catering, Technik, Gestaltung, Medien, Abfallentsorgung). Weitere Vorbereitungsaufgaben sind die Prüfung von Veranstaltungsorten ("Locations") hinsichtlich ihrer Eignung für die geplante Veranstaltung, die Klärung der erforderlichen Fremdleistungen, die von anderen Firmen erbracht werden müssen (z.B. Logistik, Catering, Technik, Gestaltung, Medien, Abfallentsorgung) und die Klärung der Finanzierungs- und Fördermöglichkeiten (z.B. Sponsoring). Die eigentliche Konzeptentwicklung findet dann im Team statt, wobei Eventkaufleute z.B. an Workshops teilnehmen. Wenn das Konzept fertig ist, wird es den KundInnen präsentiert, wobei die Eventkaufleute ebenfalls teilnehmen.

Veranstaltungsmanagement und Veranstaltungsdurchführung:

Die eigentliche Kernaufgabe der Eventkaufleute ist die Mitwirkung bei der Veranstaltungsorganisation und bei der Veranstaltungsabwicklung. Bei der Organisation von Veranstaltungen sind sie vor allem an folgenden Tätigkeiten beteiligt:

• Erstellung von Veranstaltungsplänen (z.B. Ablauf- und Regiepläne)
• Erschließung von Finanzierungs- und Fördermöglichkeiten (z.B. Sponsoring und Medienpartnerschaften)
• Ermittlung des Personalbedarfs für Veranstaltungen (z.B. für die Erstellung entsprechender Personaleinsatzpläne)
• Festlegung von Anforderungen hinsichtlich Sicherheit und Infrastruktur (z.B. Veranstaltungstechnik, Energietechnik, Sicherheitstechnik, Statik)
• Überprüfung der Einhaltung der Sicherheits- und Infrastrukturanforderungen (z.B. Gefahrenabwehr, Energieversorgung)

Für die Erfüllung dieser Aufgaben benötigen Eventkaufleute gute Kenntnisse der einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen (Haftung, Versicherung) sowie der Veranstaltungstechnik (Einsatz und Wirkung von Bühnen- und Beleuchtungselementen, Beschallungstechnik, Lesen von technische Pläne für Veranstaltungsstätten, Beleuchtung und Beschallung).

Während einer Veranstaltung sind die Eventkaufleute mit allen Beteiligten laufend in Kontakt, um alles zu überwachen und nötigenfalls einzugreifen. Sie kontrollieren die Vorbereitungsarbeiten (Installationen von Einrichtungen, Aufbauten und Dekorationen) sowie die Einhaltung der Ablaufplanung während der Veranstaltung. Bei unvorhergesehenen Ereignissen im Veranstaltungsablauf greifen sie selber ein oder informieren die Verantwortlichen. Sie nehmen Beschwerden oder Reklamationen von Besuchern während der Veranstaltung entgegen und versuchen Gegenmaßnahmen zu treffen. Nach dem Ende der Veranstaltung überwachen die Eventkaufleute den Abbau der Einrichtungen und Dekorationen, erstellen eine Veranstaltungsdokumentation (Erfolgskontrolle) und arbeiten an den Nachkalkulationen und der Endabrechnung mit.

Veranstaltungsmarketing:

Unter "Marketing" versteht man alle Maßnahmen eines Unternehmens, die eigenen Angebote so zu gestalten und darzustellen, dass sie von den KundInnen wahrgenommen und nachgefragt werden. Wichtige Teilbereiche des Marketing sind z.B. Werbung und Öffentlichkeitsarbeit (z.B. in den Medien). Bei Veranstaltungen bzw. "Events" spielt das Marketing natürlich eine sehr große Rolle, weil es hier oft um ganz spezielle Zielgruppen mit besonderen Vorlieben geht. Im Rahmen des Event-Marketing sind die Eventkaufleute vor allem an der Gestaltung von Kommunikationsmitteln beteiligt, indem sie z.B. Newsletters, Direct-Mailings, Presseaussendungen, Social-Media-Beiträge und ähnliches erstellen und gestalten (teilweise auch mit speziellen Computer-Grafikprogrammen). Zum Marketing gehört aber auch die ständige Marktbeobachtung, wobei die Eventkaufleute das erforderliche Material (z.B. Preise, Leistungen und Konditionen anderer Veranstaltungsorganisatoren) sammeln, auswerten und vergleichen.

Beschaffung:

Eventkaufleute sorgen dafür, dass im Betrieb alle erforderlichen Materialien und Arbeitsmittel (Büromaterial, Bürogeräte, Einrichtungsgegenstände usw.) in ausreichender Menge vorhanden sind und der Bedarf an Dienstleistungen (z.B. Ton- und Lichttechnik, Dekoration, Catering) und veranstaltungsspezifischen Produkten gedeckt ist. Sie ermitteln laufend den Bedarf an Material und Dienstleistungen, holen Anbote ein, Vergleichen die Preise und Konditionen, führen die Warenbestellungen und Beauftragungen von Dienstleistungen durch und Überwachen die Liefer- und Leistungstermine. Sie vergleichen die Lieferung bzw. Leistung mit der Bestellung und kontrollieren die gelieferten Waren und Dienstleistungen. Bei mangelhaften Lieferungen und Leistungen dokumentieren sie die Mängel und verfassen Reklamationsschreiben an die Lieferfirmen.

Office-Management:

Der Aufgabenbereich "Office-Management" (also "Büro-Organisation") ist äußerst vielfältig. Die Eventkaufleute kümmern sich darum, dass die Geräte und Anlagen (PC/Laptop, Drucker, Telefonanlage) alle funktionieren, wobei sie einfache Probleme gleich selbst erledigen, z.B. durch Beheben eines Papierstaus im Drucker oder durch Ersetzen leerer Tonerpatronen. Im Rahmen der betrieblichen Kommunikation sorgen sie für die Erfassung, Strukturierung, Bearbeitung und Weiterleitung von Informationen. Sie beantworten Anfragen und holen Auskünfte ein (telefonisch oder per E-Mail) und erledigen den Schriftverkehr (Briefe, E-Mails usw.). Weiters bearbeiten sie den Posteingang und Postausgang; sie frankieren die Versandstücke und beauftragen die Zustelldienste. Im Bereich der elektronischen Kommunikation haben sie die Aufgabe, E-Mails zu beantworten und weiterzuleiten. Das Terminmanagement umfasst das Koordinieren von Terminen und Terminänderungen, das Dokumentieren und Verwalten der Termine im Kalendersystem des Betriebs und das Verschicken von Termin-Informationen und Unterlagen.

Betriebliches Rechnungswesen:

Alle finanziellen Angelegenheiten eines Betriebes oder einer Behörde müssen genauestens dokumentiert werden, so auch im Eventbereich. Eventkaufleute prüfen alle Belege (Rechnungen, Zahlungsbelege) auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Sie ordnen die Belege nach Datum, Herkunft und Belegart und bereiten sie für die Verbuchung vor. Sie prüfen die Rechnungen auf rechnerische und sachliche Richtigkeit und führen die Zahlungen per Zahlschein oder Online-Überweisung durch. Die Überprüfung der Zahlungsein- und -ausgänge erfolgt durch regelmäßige Kontrolle der Kontoauszüge. Und schließlich gehört zum Rechnungswesen auch die Aufbereitung der Finanz-Daten, die Ermittlung von Kennzahlen und die Erstellung von Statistiken (z.B. Absatzstatistiken), um der Betriebsführung Grundlagenmaterial für die betriebswirtschaftlichen Entscheidungen liefern zu können.

Eventkaufmann/-frau im Berufslexikon